{"id":39100,"date":"2022-06-27T09:34:41","date_gmt":"2022-06-27T07:34:41","guid":{"rendered":"http:\/\/iuzb.de\/?p=39100"},"modified":"2022-06-27T09:56:39","modified_gmt":"2022-06-27T07:56:39","slug":"39100","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/iuzb.de\/?p=39100","title":{"rendered":"Berliner Datenschutzbeauftragte: Terminverwaltung in Arztpraxen \u2014 Was ist zu beachten?"},"content":{"rendered":"

Berliner Beauftragte f\u00fcr Datenschutz und Informationsfreiheit<\/strong><\/p>\n

Aus dem Jahresbericht 2021 (Pressemitteilung<\/a> \/ BERICHT KOMPLETT<\/a>) vom 24. Mai 2022:<\/p>\n

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6.5. Terminverwaltung in Arztpraxen \u2014 Was ist zu beachten?<\/strong><\/span><\/p>\n

Auch in diesem Jahr erhielten wir wieder zahlreiche Anfragen und Beschwerden von B\u00fcrger:innen aus dem gesamten Bundesgebiet zur Datenverarbeitung durch ein Unternehmen, das von Arztpraxen h\u00e4ufig zur Terminverwaltung eingesetzt wird. Zunehmend wandten sich auch Arztpraxen, Medizinische Versorgungszentren und <\/strong>Krankenh\u00e4user an uns und baten um Hinweise, was sie bei der Inanspruchnahme von Anbieter:innen von Terminverwaltungssoftware beachten m\u00fcssen.<\/strong><\/p>\n

Viele Praxen sind dazu \u00fcbergegangen, ihre Terminverwaltung auf darauf spezialisierte Terminverwaltungsunternehmen auszulagern. F\u00fcr die Praxen sind solche Unternehmen attraktiv, weil diese ihnen versprechen, die Auslastung bei reduzierter Wartezeit f\u00fcr die Patient:innen zu verbessern. Au\u00dferdem locken sie mit Zusatzfunktionen wie Terminerinnerungen f\u00fcr die Patient:innen.<\/p>\n

Die so vertriebenen L\u00f6sungen kommen zum Einsatz, wenn Patient:innen selbst \u00fcber eine daf\u00fcr eingerichtete Internetseite von Terminverwaltungsunternehmen einen Termin in der Praxis buchen149 oder wenn Patient:innen telefonisch oder in der Arztpraxis einen Termin vereinbaren und dieser Termin durch das Praxispersonal in das Online-Kalendersystem eines Terminverwaltungsunternehmens eingetragen wird. Im letzteren Fall erfahren die Patient:innen von der Verarbeitung ihrer Daten durch das Terminverwaltungsunternehmen oftmals erst dadurch, dass sie kurz vor dem Termin eine E-Mail oder SMS mit einer Terminerinnerung von dem Unternehmen erhalten.150 Nicht nur Patient:innen, sondern auch Arztpraxen haben uns gefragt, ob die Patient:innen in den Einsatz von Terminverwaltungsunternehmen einwilligen m\u00fcssen.<\/p>\n

Eine Einwilligung der Patient:innen ist dann nicht erforderlich, wenn Terminverwaltungsunternehmen sog. Auftragsverarbeiter:innen der Arztpraxen sind. Auftragsverarbeiter:innen handeln auf Weisung der Arztpraxen. Die Datenverarbeitung durch Terminverwaltungsunternehmen ist dann insoweit \u2013 wie auch bei der Inanspruchnahme sonstiger IT-Dienstleistungsfirmen \u2013 vollst\u00e4ndig den Arztpraxen, die diesen Dienst nutzen, zuzurechnen. Die Arztpraxen m\u00fcssen die Patient:innen allerdings in ihrer Datenschutzinformation \u00fcber den Einsatz von Auftragsverarbeiter:innen informieren.<\/p>\n

Anders sieht es aus, wenn Arztpraxen ihre Patient:innen per E-Mail oder SMS an vereinbarte Arzttermine erinnern m\u00f6chten. Denn Arztpraxen d\u00fcrfen Patient:innen eine Terminerinnerung nur dann \u00fcbermitteln oder durch Auftragsverarbeiter:innen \u00fcbermitteln lassen, wenn die Patient:innen gg\u00fc. der Arztpraxis ausdr\u00fccklich darin eingewilligt haben, dass ihre Telefonnummern oder E-Mail-Adressen f\u00fcr die Terminerinnerung genutzt werden d\u00fcrfen.151 Arztpraxen sollten insoweit ihre Verfahrensweise \u00fcberpr\u00fcfen und ggf. anpassen.<\/p>\n

Der Zweck der Speicherung der Termindaten entf\u00e4llt, sobald der Termin vergangen ist. Da die Praxen die Termine inhaltlich in den Patient:innenakten dokumentieren, ist eine zus\u00e4tzliche Speicherung in den Systemen der Terminverwaltungsunternehmen nach Ablauf des Termins unzul\u00e4ssig. Die somit nach Ablauf des Termins erforderliche zeitnahe L\u00f6schung der Daten aus dem Online-Kalendersystem sollte bereits im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt werden.<\/p>\n

Die \u00c4rzt:innen m\u00fcssen sicherstellen, dass die Sicherheit der Verarbeitung durch ihre Auftragsverarbeiter:innen gew\u00e4hrleistet ist, da sie selbst f\u00fcr die Verarbeitung der Daten verantwortlich bleiben. Da die Bewertung des Sicherheitsniveaus von Terminverwaltungsunternehmen eine komplexe Fragestellung ist, empfiehlt es sich f\u00fcr die meisten Arztpraxen, dazu externe Beratung einzuholen, zumindest aber auf g\u00e4ngige Datenschutz- oder Informationssicherheitszertifizierungen der Unternehmen zu achten. Au\u00dferdem m\u00fcssen sie sicherstellen, dass sie die Unternehmen im Auftragsverarbeitungsvertrag zur Geheimhaltung verpflichten, um die ihnen als Berufsgeheimnistr\u00e4ger:innen obliegende gesetzliche Schweigepflicht zu erf\u00fcllen.<\/p>\n

Auch f\u00fcr den Fall, dass Teile der Datenverarbeitung durch Auftragsverarbeiter:innen au\u00dferhalb Deutschlands, insbesondere au\u00dferhalb des Geltungsbereichs der DS-GVO stattfinden sollen, ist es geboten, diesbez\u00fcglich datenschutzrechtlichen Rat einzuholen.<\/p>\n

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H\u00e4ufig besteht Unsicherheit sowohl bei Patient:innen als auch bei \u00c4rzt:innen, was datenschutzrechtlich zu beachten ist, wenn Terminverwaltungsunternehmen eingesetzt werden. H\u00e4ufig wiederkehrende Fragen haben wir in einer Informationssammlung beantwortet, die auf unserer Webseite abgerufen werden kann.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Themen von A bis Z<\/a>:<\/p>\n